Interview Matthijs Bierman – MfN Register-mediator

Na 25 jaar directeur te zijn geweest van Triodos Bank Nederland werd Matthijs Bierman mediator: “Ik ben geneigd om iedereen ter wille te zijn. Als directeur is dat best een lastige eigenschap, maar als mediator werkt dat in mijn voordeel.” Matthijs legt uit waarom hij overstapte en laat zien wat mediation zo effectief maakt bij het oplossen – én voorkomen – van conflicten.

Matthijs Bierman – MfN Register-mediator

“Begin 2021 ben ik bij Triodos vertrokken. Na 25 jaar was ik op een punt aanbeland dat ik twijfelde of ik als bankdirecteur nog tien jaar lang 24/7 aan wilde staan in een dicht gereguleerde bankensector met steeds minder ruimte om echt iets voor je klanten te kunnen doen. Dat ik uiteindelijk overstapte op mediation kwam onder meer door een hele goede ervaring bij Triodos. Het gesprek met een medewerker was totaal vastgelopen en ik kon daar niet doorheen breken. Dat had ik nog nooit meegemaakt. Op aanraden van HR hebben we een mediator ingeschakeld met fantastisch resultaat: binnen vier gesprekken was de kou uit de lucht en kon zij met opgeheven hoofd Triodos uitwandelen. Een echte eyeopener voor mij.”

Een zakelijke laag en een emotionele onderstroom

“Ik kan iedere manager aanraden om een cursus mediation te volgen. Hoe ga je constructief om met conflicten? We worden allemaal op een bepaalde manier getriggerd. Iets wat mij totaal niet raakt, kan jou de gordijnen injagen. En dat geldt andersom ook, zo zitten we nu eenmaal in elkaar. Het zijn vaak triggers uit onze familie, uit onze jeugd waardoor we opeens niet meer zo volwassen reageren als we zouden willen. Dat gebeurt in bedrijven tussen collega’s onderling en met partners of klanten. Bij zakelijke mediation is er daarbij altijd een zakelijke laag met juridische argumenten, met contracten en afspraken die niet zijn nagekomen, én een emotionele onderstroom: ik voel me niet serieus genomen door jou, ik heb zo mijn stinkende best gedaan om problemen op te lossen en nu krijg ik in plaats van een schouderklopje een brief van je advocaat en een boeteclausule om mijn oren. Het is de kunst om als mediator die twee lagen niet te negeren, maar wel uit elkaar te houden.”

Ik ken mezelf

“Tot de mediation bij Triodos had ik eigenlijk nooit aan mediation gedacht. Na school ben ik bedrijfskunde gaan studeren in Groningen. Omdat ik dat wat dunnetjes vond ben ik er na mijn eerste jaar rechten bij gaan doen. Toen ik beide studies had afgerond moest ik nog in militaire dienst. Ik werd geselecteerd om Russisch te leren voor de Militaire Inlichtingendienst, maar mijn vriendin Willemien werd er niet enthousiast van dat ik anderhalf jaar in Harderwijk zou zitten. Gelukkig kon je vrijstelling van dienst krijgen als je ontwikkelingssamenwerking ging doen. We wilden allebei graag op avontuur naar het buitenland en zijn uiteindelijk in Botswana terecht gekomen, ik als adviseur voor ontwikkelingsprojecten en Willemien als logopediste voor gehandicapte kinderen. Na drie fantastische jaren en de geboorte van twee kinderen, zijn we teruggekomen en ben ik bij Triodos aan de slag gegaan. De advocatuur had ik na een stage bij een Zuidas kantoor al afgeschreven omdat ik inzag dat ik mij zou laten meeslepen en elke dag minstens tot negen uur zou werken. Plus een dag in het weekend. Ik ken mezelf, wat voor vader zou ik dan zijn? En voor Botswana had ik al bij een dochterbedrijf van Triodos stage gelopen en daarna altijd contact gehouden. Dus toen Peter Blom, de toenmalige baas van Triodos, voor een conferentie over community banking naar Johannesburg kwam, ben ik in de auto gesprongen. Het was een hele leuke ontmoeting. De combinatie van een maatschappelijk en een commercieel bedrijf leek mij interessant. Als adviseur had ik nog nooit de hete adem van de commercie in m’n nek gevoeld. Wat kon ik nou eigenlijk? Ik wilde een vak leren.”

Relatiemanager voor boeren die ik niet verstond

“Toen ik begon bestond Triodos al 16 jaar, maar ik was pas medewerker 33. Ik dacht: in drie jaar leer ik hoe een bank werkt, daarna ga ik bij een echt bedrijf werken. Maar het bleek ontzettend leuk, zeker toen ik werd uitgezonden naar een kleine geestverwante bank in Bristol die door Triodos was overgenomen. Een fantastische tijd, zowel voor het werk als voor ons gezin met veel weekendkampeertrips naar Wales en Cornwall. Ik begon als relatiemanager voor boeren die ik niet verstond in de biologische sector waar ik niks vanaf wist. Vervolgens werd ik directeur terwijl ik nog nooit een managementfunctie had gehad. Zeker in Engeland erg moeilijk waar ze van de directeur verwachten dat hij zegt wat ze moeten doen, terwijl ik daar helemaal niet van ben, ik ga samen op zoek naar een oplossing. Heel leerzaam allemaal. Na vier jaar Engeland ben ik op verzoek van Peter Blom teruggekomen om directeur te worden van Triodos Bank Nederland. In de 25 jaar dat ik voor Triodos werkte, zijn we uitgegroeid van een kleine bank met 33 medewerkers tot een bank met vestigingen in vijf landen en 1500 medewerkers. En toen werd het tijd voor wat anders.”

Behoefte aan clubgevoel

“Nog voordat ik mijn baan bij Triodos opzegde, heb ik de opleiding tot zakelijk mediator bij het ADR Instituut gedaan en aansluitend de specialisaties Nalatenschapsmediation en Mediation voor Familiebedrijven gevolgd. Omdat ik behoefte heb aan clubgevoel, aan collegiaal contact, heb ik mij daarna aangesloten bij Stone Partners. Een samenwerkingsverband van een aantal zeer ervaren mediators waarmee we samen intervisie hebben en elkaar bij ingewikkelde zaken coachen of ondersteunen. Daar heb ik direct dankbaar gebruik van gemaakt tijdens mijn eerste mediation. Het was een complexe kwestie tussen een provincie, een aantal gemeentes, terreinbeherende organisaties en particuliere landgoedeigenaren. Voor mij dé kans om mijzelf op de kaart te zetten binnen het domein van de landgoederen, families en complexe mediations. Een interessant werkveld waarmee ik als bestuursvoorzitter bij landgoed stichting De Boom in Leusden en als voorzitter van de raad van bestuur van familielandgoed Anderstein, veel affiniteit heb. Ook mijn rol als toezichthouder bij de Koninklijke Maatschap de Wilhelminapolder, het grootste akkerbouwbedrijf van Nederland, en bij ERF, de Exploitatie Reservegronden Flevoland, sluit er mooi op aan. In deze eerste zaak hebben de partijen onder mijn begeleiding uiteindelijk een goede oplossing gevonden.”

Neutraliteit is je grootste goed

“Als mediator moet je voortdurend je neutraliteit bewaken, dat is je grootste goed. Ik ben iemand die enorm geneigd is om iedereen ter wille te zijn. Als directeur best een lastige eigenschap, maar als mediator is het wel handig. Ik kan goed constateren wanneer bij mij een oordeel dreigt te ontstaan. Dat kan ik dan parkeren. Zo zit ik in elkaar, ik wil altijd ook de andere kant van het verhaal zien en horen. Soms tot ergernis van mijn vrouw! Ik moet er wel voor waken dat ik me niet te veel ga identificeren en in de helpersval trap omdat ik vind dat er een oplossing moet komen. Ik blijf mezelf voorhouden: it ain’t my problem. Ik ga het niet mee naar huis nemen, maar zal mijn stinkende best doen jullie te helpen om samen tot een oplossing te komen. Maar je vindt er zelf soms natuurlijk wel wat van. Het komt voor dat je na een aantal sessies iets hebt van: je kunt wel blijven zeggen dat je alles samen wil doen, maar dat gaat gewoon niet. Is geen goed idee. Maar als ik dat op zo’n moment zou zeggen, dan schaadt dat mijn positie als mediator. Juist door de neutraliteit van de mediator kunnen alle mogelijkheden worden onderzocht.”

In mediation blijven partijen eigenaar van de oplossing

“Het belangrijkste verschil tussen een rechtszaak en mediation is dat je als partij bij mediation zelf tot het allerlaatste moment eigenaar van de oplossing blijft. Die autonomie, de zelfbeschikking van partijen is het grote verschil. Je kunt altijd zeggen: ik onderteken de vaststellingsovereenkomst niet. Bij een rechter of arbiter geef je het uit handen en krijg je een bindende uitspraak. Je moet maar afwachten wat eruit komt. Veel partijen die ik aan tafel krijg hebben van hun advocaat te horen gekregen dat ze een hele sterke zaak hebben, wel 90 procent kans op winst. En je kunt de klok erop gelijkzetten: ook de advocaat van de andere partij noemt een dergelijke winstkans. Volgens de statistieken van de Mediation Federatie Nederland slaagt 75 tot 80 procent van de mediations. De mediations die ik tot nog toe heb begeleid, zijn eigenlijk altijd wel tot een oplossing of deeloplossing gekomen. Maar het is natuurlijk wachten tot het een keer niet lukt.”

Intiem meekijken binnen familie

“De meest diepe vervulling haal ik uit familiesituaties. Ik vind het moeilijk om een goed woord te vinden voor wat het met mij doet, misschien dat ‘eerbied’ in de buurt komt. Je mag zo intiem meekijken in wat er binnen een familie gebeurt en in een dienende rol helpen bij het vinden van een oplossing. Dat is een hele mooie taak. Na de eerste bijeenkomst vraag ik partijen meestal om voor de volgende sessie onafhankelijk van elkaar op te schrijven hoe zij over zeven jaar willen terugkijken op de mediation. Tijdens het volgende gesprek kunnen ze dat dan met elkaar delen. Omdat ze daar echt goed over moeten nadenken komen ze bij de onderliggende belangen. Die zijn redelijk universeel en verschillen weinig van familie tot familie: ‘We willen de familieband goed houden en nog samen kerstmis kunnen vieren’, of ‘We willen terugkijkend constateren dat we het goed gedaan hebben’. Voor mij een uitnodiging om te vragen wanneer ze het gevoel hebben dat ze het goed hebben gedaan. Daar kunnen we het dan met elkaar over hebben. Je voelt vaak een diep verlangen om er samen uit te komen en onmacht omdat ze dat zelf tot nog toe niet is gelukt.”

Veilig aan tafel

“Als mediator moet je rust en vertrouwen uitstralen, ook als partijen de bocht uitvliegen. Ze moeten het gevoel hebben dat het bij die meneer Bierman veilig is aan tafel. Dan is het wel fijn om ‘grijze haren’ te hebben. Ik begin meestal met aparte intakegesprekken, zodat partijen even stoom kunnen afblazen en vertrouwen in mij kunnen ontwikkelen. De informatie tijdens die intake is wel vertrouwelijk en zal ik zelf nooit in het vervolg van de mediation inbrengen. Na de intake heb ik een beetje een idee waar de pijn zit en welke belangen er spelen. Hoewel de heftigste emoties tijdens de intake al enigszins zijn afgevlakt, zijn partijen tijdens de daaropvolgende gemeenschappelijke sessie vaak nog niet in staat om te horen wat de ander zegt. Daar help ik ze dan bij door samen te vatten en andere woorden te geven aan wat er is gezegd. Als ik dat begripvol doe, dan hebben beide partijen het gevoel: ‘Goh, eindelijk iemand die mij begrijpt’. Dat is een goed begin om verder op te bouwen.”

Emotioneel in-de-armen-val-moment

“Een mooi voorbeeld is de mediation die ik deed tussen een aantal broers en zussen. Een van de broers zegt dat hij een deel van de vastgoedportefeuille van de familie verder wil ontwikkelen zonder de anderen. Hij voert al jaren de directie, nu de ouders dat niet meer kunnen. De anderen horen alleen: hij vindt ons stom, want hij wil niet met ons. En gaat hij net als onze vader altijd deed nu ook de baas spelen? Dus die zeggen: we gaan het absoluut samen doen en er mag ook wel eens wat vrouwelijke energie in dit bedrijf komen. Maar na doorvragen blijkt dat de broer zeer integere motieven heeft: hij wil niet met zijn broers en zussen samenwerken omdat hij zichzelf nogal avontuurlijk vindt in zijn ondernemerschap. Hij wilde liever geen financiële risico’s nemen met het vermogen van de anderen. Een integer argument dat hij onvoldoende duidelijk had gecommuniceerd waardoor bij de anderen de haren overeind gingen staan. En er speelde meer. Een van de zussen had zich altijd minderwaardig en buitengesloten gevoeld. Zij had ‘maar’ hbo gedaan terwijl de anderen hadden gestudeerd en in haar beleving alles eerst met elkaar bespraken en pas daarna met haar, als ze geluk had. Pas toen dat op tafel kwam, konden haar broers en zussen aangeven dat ze zich dat nooit hadden gerealiseerd en dat dat ook totaal niet de bedoeling was: ‘We houden intens van je, hebben bewondering voor je.’ Dat was een emotioneel in-de-armen-val-moment en erg belangrijk voor de mediation: een van de angels werd eruit gehaald. En dan heb je het nog helemaal niet over geld, juridische toestanden of fiscaliteiten gehad.”

In een kwart van de families ontstaat ruzie over de nalatenschap

“Veel ouders regelen onvoldoende in hun testament. Ze vertrouwen erop dat hun kinderen er samen wel uitkomen: ‘Ik ga daarover niks in mijn testament regelen, ik heb liever dat ze dat zelf onderling doen.’ Dat gaat vaak goed, maar in een kwart van de families ontstaat ruzie over de nalatenschap. Oude rivaliteiten, ‘ruzies uit de zandbak’ spelen dan weer op. Een tweede veelgemaakte fout van ouders is dat ze dingen doen zonder uitleg. Bijvoorbeeld het aanwijzen van de executeur. Voorbeeld: het oudste kind heeft een creatief beroep, de tweede is financieel expert en derde fiscalist. Na overlijden blijken de jongste twee als executeur aangewezen te zijn. Die oudste is boos: vertrouwden zij mij soms niet? Hebben ze meer van de andere twee gehouden omdat ze een bepaalde maatschappelijke positie hebben bereikt? Hierdoor kan zijn behoefte om gezien te worden en erkenning te krijgen beschadigd zijn, dat kunnen die ouders nooit meer repareren. Nog schadelijker is onterving, dat is een harde klap voor een kind, maar het gebeurt echt. Voor alle afwijkende keuzes geldt: leg het uit! Liefst in gesprek met je kinderen, maar schrijf het in ieder geval op. Bijvoorbeeld dat je alles aan het Rode Kruis nalaat, omdat de kinderen genoeg hebben; dat ze niks krijgen omdat ze jouw nieuwe vrouw sinds je hertrouwen als oud vuil hebben behandeld; of dat je het ene kind meer wilt geven, omdat het meer nodig heeft dan de andere. In al deze gevallen – de aanwijzing van de executeur, keuze van goede doelen, de (ongelijke) verdeling van het vermogen, toebedeling van familiestukken met emotionele waarde en desnoods onterving – kan in de considerans van het testament worden uitgelegd waarom ervoor is gekozen.”

Pre-mediation bij nalatenschappen

“Pre-mediation bij nalatenschappen is een type dienstverlening dat wat mij betreft veel nadrukkelijker op de kaart mag staan. Zeker als je aanvoelt dat het wel eens lastig zou kunnen worden tussen de kinderen. Zo heb ik een keer een mediation gedaan voor een aantal broers en zussen en hun moeder. Er was in het verleden van alles gebeurd tussen de kinderen onderling en tussen hen en de moeder. Zo deed de oudste bijvoorbeeld de financiën van moeder maar had moeder, zonder hem te betrekken, aan een van de anderen een flinke lening verstrekt voor het kopen van een appartement voor een studerend kleinkind. Maar voor een dergelijke lening aan alle kinderen was er niet genoeg. Ze zagen gelukkig aankomen dat het na het overlijden van moeder wel eens moeilijk kon gaan worden en hebben mij ingeschakeld. Tijdens het pre-mediation traject hebben we de emotionele onderstroom boven tafel gekregen en goede afspraken vastgelegd voor de financiële afwikkeling. In principe zou een notaris dat ook kunnen, maar als die al dertig jaar voor de ouders werkt is die in de ogen van de kinderen per definitie niet onpartijdig.”

Grip op de uitkomst

“Tijdens mijn lessen onderhandel- en mediationtechnieken die ik geef bij het ADR Instituut, promoot ik dit gedachtegoed. Het lijkt me ook een goed idee een module mediationvaardigheden bij de notarisopleiding te geven. Zo’n module is er al bij de opleiding van de rechterlijke macht. Maar als een zaak eenmaal voor de rechter komt is het conflict vaak al zover geëscaleerd, dat een succesvolle mediation lastig wordt. Wel zie je dat veel rechters inmiddels met een mediation attitude werken om partijen te bewegen tot een schikking te komen. Kortom: mediation wordt steeds meer bekend en erkend als middel om conflicten op te lossen of te voorkomen, is sneller en goedkoper dan een rechtszaak en partijen hebben meer grip op de uitkomst. Maar er valt nog een wereld te winnen.”